Финансовое планирование малого бизнеса: платёжный календарь, резервы и налоги

Почему прибыль — не деньги

Условный пример: Ольга шьёт рабочую одежду для небольших производств. Заказы есть, по документам фирма в плюсе. Но покупатели платят с отсрочкой, ткань приходится покупать заранее и оплачивать сразу, а налог начисляется на выручку, которая ещё не пришла на счёт. В результате в середине месяца Ольга регулярно занимает деньги у родственников, чтобы выдать зарплату швеям.

Эта ситуация называется кассовым разрывом. Её причина не в убыточности, а в том, что деньги приходят позже, чем уходят. Финансовое планирование помогает увидеть такие провалы заранее и подготовиться.

Три отчёта, которые стоит понимать

Не обязательно быть финансистом, чтобы пользоваться базовыми понятиями:

Для ежедневного управления маленькой фирмой важнее всего первый отчёт и его продолжение в будущее — платёжный календарь.

Платёжный календарь

Это таблица, где по строкам — статьи поступлений и платежей, а по столбцам — недели. Заполняется на несколько недель или месяцев вперёд.

Что включить

• ожидаемые поступления от покупателей с учётом реальных сроков оплаты;
• закупки сырья и товаров;
• аренда, связь, сервисы, транспорт;
• зарплата и связанные с ней платежи;
• налоги и взносы по срокам уплаты;
• платежи по кредитам и лизингу;
• выплаты собственнику.

Как вести

1. Раз в неделю обновляйте фактические поступления и платежи.
2. Сдвигайте ожидания по поступлениям, если покупатель задерживает оплату.
3. Смотрите, в какой неделе остаток уходит в минус.
4. Решайте заранее: перенести закупку, попросить предоплату, договориться об отсрочке с поставщиком.

Ольга завела календарь в обычной таблице. Через месяц стало видно, что разрыв возникает каждый раз в одну и ту же неделю — перед зарплатой и после закупки ткани. Она договорилась с двумя постоянными клиентами о частичной предоплате и перенесла закупку на неделю позже. Занимать у родственников больше не пришлось.

Налоговый резерв

Налоги и взносы удобно считать не в момент уплаты, а по мере поступления выручки. С каждого поступления откладывайте на отдельный счёт долю, примерно соответствующую налоговой нагрузке вашего режима. Тогда к сроку уплаты деньги уже собраны.

Какую долю откладывать, зависит от режима и структуры расходов. О режимах — в материале о налогообложении. Если не уверены, попросите бухгалтера посчитать ориентир на ваш случай.

Деньги фирмы и деньги собственника

Это особенно важно для ООО. Деньги на счёте общества принадлежат обществу, а не учредителю. Забрать их себе можно законными способами:

• зарплата, если собственник работает в компании, например директором;
• дивиденды из чистой прибыли — по решению участников и при соблюдении условий закона;
• возврат займа, если собственник раньше давал фирме деньги в долг по договору.

У ИП деньги на счёте формально принадлежат ему, но смешивать личные и бизнес-расходы всё равно не стоит: так теряется понимание, сколько зарабатывает дело. Хорошее правило — платить себе фиксированную сумму по расписанию, как зарплату, и не трогать оборотные средства.

Резерв на непредвиденное

Кроме налогового, полезен операционный резерв: деньги на случай, если крупный клиент задержит оплату или сломается оборудование. Его размер владелец определяет сам, глядя на месячные постоянные расходы. Резерв копят постепенно и не тратят на развитие.

Когда нужна консультация

Финансовое и налоговое консультирование не обязательно означает постоянный договор. Разовая консультация полезна в моменты:

• выбора режима налогообложения или его смены;
• крупной сделки, где схема оплаты влияет на налоги;
• привлечения кредита или инвестора;
• распределения прибыли между участниками;
• получения требования налоговой, смысл которого непонятен.

Готовьтесь к консультации заранее: соберите цифры, сформулируйте вопрос письменно. Так вы потратите время специалиста на ответ, а не на сбор контекста.

Чек-лист финансового порядка

• Есть платёжный календарь хотя бы на ближайший месяц.
• Календарь обновляется раз в неделю.
• Деньги на налоги откладываются с каждого поступления.
• Есть правило, по которому собственник получает деньги.
• Копится операционный резерв.
• Личные и бизнес-расходы не смешиваются.

Ошибки, которые повторяются

Ориентироваться на остаток на счёте. Остаток сегодня не говорит ничего о том, хватит ли денег через две недели.

Тратить выручку целиком. Через квартал наступает срок налога, а деньги уже вложены в закупку.

Брать деньги из ООО без оформления. Это может быть расценено как получение дохода, с которого нужно было заплатить налоги.

Планировать только поступления. Платежи, которые «и так понятны», забываются первыми — особенно разовые, вроде годового обслуживания или ремонта.

Простой ежемесячный разбор

Помимо еженедельного обновления календаря, раз в месяц полезно потратить час на разбор итогов. Ольга задаёт себе одни и те же вопросы:

• Сколько денег пришло и ушло за месяц, и как изменился остаток?
• Какие покупатели задерживают оплату и насколько?
• Какие расходы выросли и почему?
• Хватает ли налогового и операционного резерва?
• Что из запланированного на следующий месяц может сдвинуться?

Ответы записываются в ту же таблицу, рядом с календарём. Через полгода такие заметки показывают сезонность, проблемных клиентов и статьи расходов, которые незаметно растут. Это та самая информация, с которой полезно прийти к бухгалтеру или консультанту, если нужно принять решение о расширении или кредите.