Бухгалтерия своими силами: когда собственник может вести учёт сам

Три способа организовать учёт

У маленькой фирмы есть три пути: вести бухгалтерию самому, взять бухгалтера в штат или передать учёт внешнему исполнителю по договору. У каждого варианта свои сильные стороны:

Этот материал — о первом варианте. Про штатного специалиста читайте в материале о бухгалтере в штате, про работу по договору — в разборе абонентского обслуживания.

Кому подходит самостоятельный учёт

Условный пример: Сергей — индивидуальный предприниматель, делает ремонт квартир, работает один, клиенты — частные лица, налоговый режим — упрощённый. В месяц у него десяток поступлений и столько же расходов на материалы. Для такого бизнеса ведение учёта своими силами вполне посильно.

Признаки того, что вы справитесь:

• операции однотипны и их немного;
• нет сотрудников или их один-два с простыми условиями;
• режим налогообложения простой, без НДС;
• нет валютных операций и внешнеторговых сделок;
• вы готовы выделять время каждую неделю.

ООО тоже может вести учёт силами директора, но объём обязанностей у общества больше: полноценная бухгалтерская отчётность, кассовая дисциплина, учёт расчётов с учредителями. Для ООО порог, после которого стоит звать специалиста, наступает раньше.

Минимум задач, которые нельзя пропускать

Первичные документы

Каждая операция подтверждается документом: договор, счёт, акт, накладная, чек. Без первички расход нельзя учесть, а поступление невозможно объяснить. Заведите правило: документ появляется в папке в день операции. Электронный документооборот сильно облегчает эту задачу.

Сверка банка

Раз в неделю сравнивайте выписку банка со своим учётом. Каждое поступление и списание должно иметь пару — документ и запись. Расхождения, найденные сразу, исправляются за минуты; найденные через полгода — за дни.

Учёт доходов и расходов

В зависимости от режима это книга учёта доходов и расходов, бухгалтерские регистры или иная форма. Важно, чтобы записи велись последовательно и совпадали с документами.

Календарь отчётности и платежей

Составьте календарь на год: какие отчёты, какие налоги и взносы, до какого числа. Сроки меняются, поэтому раз в год сверяйте календарь с официальными источниками налоговой службы. Поставьте напоминания с запасом в неделю.

Еженедельный ритм

Сергей выделяет на учёт один вечер в неделю и проходит короткий список:

1. Загрузить выписку и сопоставить операции с документами.
2. Запросить недостающие акты и чеки у поставщиков и заказчиков.
3. Внести записи в книгу или программу учёта.
4. Проверить календарь: что сдавать и платить в ближайший месяц.
5. Отложить на отдельный счёт деньги на налоги и взносы.

Последний пункт особенно важен. Налог считается от дохода, который уже потрачен на материалы и жизнь, и в день уплаты денег может не оказаться.

Где брать знания

Основной источник — официальные разъяснения и сервисы налоговой службы: там публикуются формы, порядок заполнения, ответы на типовые вопросы. Полезны бесплатные вебинары налоговой и профильные справочники. Сомнительный совет из чата проверяйте по первоисточнику.

Если вы пользуетесь программой или онлайн-сервисом учёта, смотрите не на количество функций, а на то, чтобы она поддерживала ваш режим налогообложения, позволяла загружать банковские выписки и формировала нужную отчётность. Конкретный продукт мы не советуем — выберите тот, в котором вам удобно работать каждую неделю.

Когда пора звать специалиста

• Появились сотрудники: расчёт зарплаты, кадровые документы и отчётность по ним заметно добавляют работы.
• Вы стали плательщиком НДС или работаете с теми, кому важен НДС во входящих документах.
• Операций стало столько, что еженедельная сверка занимает больше вечера.
• Начались импорт, экспорт, валютные расчёты.
• Пришло требование налоговой, на которое вы не знаете, как ответить.
• Вы дважды подряд пропустили срок.

Типичные ошибки

Учёт раз в квартал. За три месяца документы теряются, контрагенты забывают о незакрытых актах, и вы сидите ночами перед сроком отчёта.

Смешивание денег. Личные покупки с бизнес-карты и бизнес-платежи с личной карты путают учёт и вызывают вопросы банка.

Отсутствие резерва на налоги. Деньги на счёте кажутся свободными, пока не наступает срок уплаты.

Отказ от помощи слишком поздно. Когда учёт запущен, его приходится восстанавливать — об этом отдельный материал.

Чек-лист самостоятельного учёта

• Документ по каждой операции хранится в одном месте.
• Выписка банка сверяется еженедельно.
• Книга или регистры учёта заполнены по текущую неделю.
• Есть календарь отчётности на год с напоминаниями.
• Деньги на налоги откладываются отдельно.
• Понятен порог, после которого вы обратитесь к специалисту.

Как подготовиться к первому отчётному периоду

Первый отчёт пугает больше, чем последующие. Чтобы он прошёл спокойно, начните готовиться заранее. За месяц до срока проверьте, все ли операции за период отражены и есть ли по ним документы. Сверьте сумму доходов в учёте с поступлениями в банке. Посмотрите на официальном сайте налоговой форму отчёта и порядок заполнения на текущий год, а также способ сдачи: через личный кабинет, сервис отчётности или лично.

Сергей сдавал первую декларацию с запасом в несколько дней, и это пригодилось: при проверке он нашёл платёж, который забыл внести в книгу учёта. Если что-то вызывает сомнения, разовая консультация бухгалтера перед первой сдачей — разумное вложение: дальше вы будете повторять ту же последовательность самостоятельно.