Бухгалтер в штате: когда он нужен и как нанять первого

Когда стоит задуматься о найме

Условная компания: оптовая фирма Татьяны продаёт упаковку кафе и магазинам. В штате шесть человек, каждый день — накладные, счета, возвраты, сверки с покупателями. Внешний исполнитель отвечает по почте, и Татьяна всё чаще ждёт ответа на вопрос, который можно было решить за минуту.

Признаки того, что пора брать бухгалтера в штат:

• документы идут каждый день, а не раз в неделю;
• есть сотрудники, и вопросы по зарплате, отпускам и больничным возникают регулярно;
• руководителю нужны ответы «здесь и сейчас»: сколько должны покупатели, хватит ли денег на закупку;
• фирма работает с НДС, складом, несколькими счетами;
• внешнему исполнителю стало сложно вникать в специфику.

Если ни один пункт пока к вам не относится, посмотрите на ведение учёта своими силами или работу по договору.

Что поручить штатному бухгалтеру

Сформулируйте обязанности письменно. Это поможет и при найме, и при оценке работы. Обычно в них входят:

• приём и проверка первичных документов;
• ведение учёта в программе, сверка банка и кассы;
• расчёты с поставщиками и покупателями, акты сверки;
• начисление зарплаты и связанные с ней отчёты;
• подготовка и сдача налоговой и бухгалтерской отчётности;
• ответы на требования налоговой и фондов;
• управленческие отчёты для руководителя: остатки, долги, прогноз платежей.

Последний пункт часто упускают. А именно он превращает бухгалтера из «человека, который сдаёт отчёты» в помощника, который помогает управлять деньгами.

Как выбрать кандидата

Опыт важнее корочек

Спросите, с какими режимами налогообложения кандидат работал, в каких отраслях, с каким объёмом документов. Бухгалтер с опытом в производстве может растеряться в розничной торговле, и наоборот.

Практическое задание

Дайте короткую задачу на вашем материале: разнести несколько операций, найти ошибку в условной выписке, объяснить, как учесть возврат товара. Задача на час покажет больше, чем собеседование.

Вопросы на собеседовании

• Как вы организуете работу с документами, которые приходят с опозданием?
• Что вы делаете, когда получаете требование налоговой?
• Как объясните руководителю, почему прибыль есть, а денег нет?
• Какие отчёты вы готовили для руководителя на прошлой работе?

Рекомендации

Если кандидат согласен, поговорите с прежним руководителем. Спрашивайте не «хороший ли специалист», а конкретно: как сдавались отчёты, были ли штрафы, как проходила передача дел при уходе.

Как оформить

Штатного бухгалтера оформляют по трудовому договору. В нём — должностные обязанности, режим работы, условия оплаты. Отдельно стоит подписать договор о материальной ответственности, если бухгалтер работает с кассой или ценностями, и соглашение о конфиденциальности. Подробнее об оформлении первых сотрудников — в материале о подборе персонала.

Если вашей фирме нужен главный бухгалтер с правом подписи, закон может предъявлять к нему требования по образованию и опыту для отдельных видов организаций. Для обычной маленькой фирмы таких требований, как правило, нет, но уточните это для своего случая.

Как не попасть в зависимость

Худший сценарий: бухгалтер уходит, база учёта — у него на компьютере, пароли от банка и отчётности знает только он. Чтобы избежать этого:

1. Программа учёта и база — на ресурсах фирмы. Не на личном ноутбуке сотрудника.
2. Доступы оформлены на компанию. Электронные подписи, банк, сервисы отчётности — под контролем руководителя.
3. Регламент в письменном виде. Какие документы, куда и когда сдаются, где хранятся.
4. Ежемесячный короткий отчёт. Что сдано, что оплачено, какие вопросы открыты.
5. Порядок передачи дел. Прописан заранее: какие документы, акт, сроки.

Татьяна после найма бухгалтера ввела правило: в конце каждого месяца — получасовая встреча, на которой бухгалтер показывает остатки, долги покупателей и ближайшие платежи. Это заодно стало её главным инструментом финансового контроля.

Чек-лист найма бухгалтера

• Обязанности описаны письменно.
• Кандидат решил практическую задачу на вашем материале.
• Проверен опыт на вашем режиме и в вашей отрасли.
• Оформлены трудовой договор и соглашение о конфиденциальности.
• База и доступы принадлежат фирме, а не сотруднику.
• Договорились о ежемесячном отчёте руководителю.

Частые ошибки

Нанять «знакомую, которая разбирается». Доверие — не замена проверке квалификации. Ошибки в учёте обходятся дороже, чем время на поиск.

Не контролировать вообще. Руководитель отвечает за учёт вместе с бухгалтером. Хотя бы раз в месяц смотрите на ключевые цифры.

Ждать, что бухгалтер всё знает о бизнесе. Расскажите ему о договорах, планах и особенностях сделок — иначе учёт будет формально правильным, но бесполезным для управления.

Как оценить работу бухгалтера через полгода

Через несколько месяцев после найма полезно честно ответить себе на вопросы. Сдаются ли отчёты вовремя и без поправок? Получаете ли вы ежемесячно понятную картину по деньгам? Решаются ли вопросы сотрудников без вашего участия? Уменьшилось ли время, которое вы тратите на бухгалтерию?

Если на большинство вопросов ответ «да», найм оправдал себя. Если нет — обсудите с бухгалтером, что мешает: иногда проблема в недостатке информации от руководителя или в устаревшей программе, а не в квалификации. Татьяна после полугода работы увидела, что бухгалтер тратит много времени на ручной ввод накладных, и внедрила электронный документооборот с основными поставщиками.