Бухгалтерия на аутсорсинге: как выбрать исполнителя и выстроить работу

Как это устроено

При абонентском обслуживании фирма заключает договор с бухгалтерской компанией или частным специалистом. Исполнитель ведёт учёт, считает налоги, готовит и сдаёт отчётность, а фирма передаёт ему документы и информацию об операциях. Оплата обычно фиксированная за месяц и зависит от объёма: количества операций, сотрудников, режима налогообложения.

Условный пример: Кирилл открыл небольшую онлайн-школу программирования. Трое преподавателей работают по договорам, ученики платят через сайт, есть расходы на рекламу и сервисы. Нанимать бухгалтера на полный день незачем, а самому разбираться с учётом не хочется — Кирилл предпочитает потратить время на курсы. Аутсорсинг для него — логичный выбор.

Сравнение с другими вариантами

Если у вас мало операций и есть время, присмотритесь к учёту своими силами. Если документов много каждый день и нужен человек рядом — к бухгалтеру в штате. Аутсорсинг занимает середину: полноценный учёт без найма, но с необходимостью организовать обмен информацией.

Что должно быть в договоре

Особое внимание — пункту об ответственности. Формулировка «исполнитель отвечает за свои ошибки» без порядка возмещения мало что даёт. Хорошо, когда прописано, что исполнитель возмещает штрафы и пени, возникшие по его вине, и как определяется вина.

Как выбрать исполнителя

Опыт в вашей отрасли

Онлайн-школа, кафе, строительная фирма и интернет-магазин учитываются по-разному. Спросите, есть ли у исполнителя клиенты с похожей деятельностью и какие особенности учёта он видит в вашем случае.

Кто будет вести учёт

У бухгалтерской компании за вашей фирмой обычно закрепляют конкретного специалиста. Узнайте, кто это, сколько у него клиентов, кто подменяет его в отпуске.

Как исполнитель общается

До подписания договора задайте пару реальных вопросов о своей ситуации. По тому, как быстро и понятно вы получите ответ, видно, как будет идти работа.

Как он работает с документами

Электронный документооборот, загрузка выписок, общий доступ к базе — всё это экономит время обеим сторонам. Уточните, как исполнитель предпочитает получать первичку и как быстро её обрабатывает.

Как наладить работу

Кирилл договорился с исполнителем о простом регламенте:

1. Каждую неделю — загрузка выписки и пересылка новых договоров и актов.
2. До определённого числа месяца — все документы за прошлый месяц переданы.
3. Раз в месяц — короткий отчёт от бухгалтера: выручка, расходы, налоги к уплате, открытые вопросы.
4. В течение рабочего дня — ответ на срочные вопросы.
5. Сразу — пересылка любого письма от налоговой, банка или фонда.

Оказалось, что больше всего задержек создавал сам Кирилл: он забывал запрашивать акты у подрядчиков. Регламент сделал это заметным, и через пару месяцев документы стали приходить вовремя.

Как контролировать качество

Не нужно разбираться в бухгалтерии глубоко, чтобы видеть тревожные признаки:

• отчёты сдаются в последний день или с опозданием;
• на вопросы приходят ответы общими словами;
• вы узнаёте о требованиях налоговой из банка, а не от бухгалтера;
• цифры в ежемесячном отчёте не сходятся с выпиской банка;
• исполнитель не может быстро дать доступ к базе.

Раз в год полезно заказать независимую проверку учёта у другого специалиста — особенно перед сменой исполнителя или привлечением инвестиций.

Смена исполнителя

Если сотрудничество не сложилось, заранее уведомите исполнителя в срок, указанный в договоре. Получите базу учёта, все сданные отчёты с подтверждениями, реестр документов и список открытых вопросов. Новому исполнителю нужно время, чтобы проверить переданное. Если окажется, что учёт вёлся с ошибками, может понадобиться восстановление.

Чек-лист перед подписанием договора

• Перечень работ и объём, входящий в абонентскую плату, понятны.
• Прописаны сроки передачи документов и сдачи отчётов.
• Есть пункт о возмещении штрафов по вине исполнителя.
• База учёта доступна фирме и передаётся при расторжении.
• Известен специалист, который будет вести вашу фирму.
• Согласован регламент обмена документами.

Как подготовиться к переходу на аутсорсинг

Переход проходит спокойнее, если фирма заранее соберёт то, что понадобится новому исполнителю: учредительные документы, сведения о режиме налогообложения, действующие договоры с ключевыми контрагентами, выписки банков, базу учёта, доступы к сервисам отчётности или доверенности на сдачу отчётов. Если до этого учёт вёлся самостоятельно, пригодится и ваш календарь платежей.

Первые месяцы исполнитель тратит на то, чтобы разобраться в бизнесе. Ответьте на его вопросы подробно: как вы продаёте, как получаете оплату, какие расходы регулярны, что меняется в течение года. Кирилл записал короткое описание своей онлайн-школы — как устроены курсы, кто преподаватели, как платят ученики, — и это сократило количество уточняющих вопросов.